时间管理与流程计划
任何企业都有其工作流程,有的企业没有流程计划,工作流程处于无意识的状态,效率很低,内耗很大。有的企业工作流程计划做得很好,企业的效率很高,效益也很高。企业的管理者必须对企业的工作流程重视起来,制定合理的流程计划提高企业效益。如何制定合理的流程计划呢?将从战略、流程、沟通、授权、资源、会议、学习七个层面进行讲解。
战略层面。企业的时间管理必须先解决战略层面的问题,首先要做对的事情,才能够很好地把事情做对。1.防止企业走弯路,企业只有制定有效的发展战略规划,确定了清晰的目标,才能够有明确的方向,不走或少走弯路。2.减少企业沟通的成本,主要是减少企业高层的沟通成本,股东会、董事会经常开会,讨论这些重复的大方向问题,耽误;大量的工作时间。因此,战略目标清晰,能够在最大程度上避免因决策失误造成损失。同时,必然能够减少很多企业的高层沟通成本。
流程层面。在企业的时间管理中,流程层面仅次于战略层面。在流程层面尤其需要重视这两个问题。1.优化企业业务流程,企业只有不断地检讨,优化企业的业务流程和核心业务,才能够使企业的整个运营体系趋于合理和简化,所以流程优化,将会使企业降低运营成本和管理人员的沟通成本。2.流程再造系统,要避免企业的内耗和各种各样的低质量成本耗损,解决的办法就是流程再造。流程再造是指,通过整个企业的流程体系去优化企业的运营程序,使得运营程序越来越趋于合理和简单,这样的话,就能够节约时间、简化工作、降低成本,加快发展的速度。
沟通层面。个人英雄主义时代已经过去了,企业只有建立健全沟通渠道,才能够有效支持企业的发展。因此,建立沟通渠道,完善企业的沟通文化,必然能够避免企业内外部矛盾和误会的产生,降低各种沟通成本和时间。沟通层面并不是指那种无意识的随意的沟通,而是建立一种由上到下,由下到上,从左到右,从右到左全方位的沟通渠道。
授权层面。企业作为一个团队必须集体行动,个人行动的明确、负责、有效,需要企业有效的授权。同时,企业内部,责、权、利不清的问题,也使企业在推诿扯皮中浪费了大量的时间和精力。建立有效的授权模式,避免企业内部权责利不清的问题,有效授权。
资源层面。在中国,企业资金的年周转次数平均在3-5次,但是优秀的跨国公司,年资金周转次数可以达到50-80次。可以看出,国外企业对资金的使用效率远远高于中国的企业,因此,他们创造的效益也远远高于国内企业。除了资金的优化利用,企业的资源优化利用还包括时间、人力资源、场地设备、业务关系等的优化利用。
会议层面。建立有效的会议文化,因为企业每天都要面对各种问题,而会议是解决问题的一个重要方式,因此,建立简洁有效的会议文化,必然能够避免企业内部会议冗余的问题。
学习层面。一个现代化的企业,必须有赖于持续的学习能力以及不断地变革和创新的能力,所以建立学习型的组织,必然能够避免企业内部员工,因素质底下而造成的资源浪费和效益低下等问题的出现。根据公司的发展战略需求要求员工掌握相应的能力,企业根据这位员工的短板,提供相应的培训,企业的人力资源部都有企业员工的能力模型,部门依据员工的能力模型,制定相应的人员培训计划。把企业建立成为一个学习型组织,还需要企业管理人员的足够重视。