习惯三把握重点
上班期间,在办公室里,大家都在积极的工作,特别是迈克,正在搞报告,累的满头大汗的,真是难得的勤快啊。这时同事却对他说:“迈克,你的报告好了吗?我等着你的报告做数据分析呢?”
迈克:“马上就好了,再等会。”
这时迈克办公桌上的电话响起,铃铃,铃铃,铃铃,迈克却不管,一直在打字忙着赶报告。这时同事又说:“迈克,你的电话一直在响。”
迈克:“我正忙着把报告赶出来给你,该死的电话,来的真不是时候,不接了。”
同事:“如果是很重要的客户呢?客户也不接吗?”
迈克一脸无辜的样子。
如果你是迈克,这时的你是放下手中的工作去接电话?还是继续完成手上的工作呢?
在办公室里,经理对着安娜说:“安娜,这个周末陪我去见一个客户,你准备一下。”
安娜:“啊?我……我……”
经理:“你周末有安排?”
安娜:“嗯,周末我我们的家庭日……”
如果你是安娜,你是选择参加家庭日的聚会,还是和你的上司去见客户呢?
不管是迈克、安娜还是我们本身,我们每天都有应付各种各样的问题,为什么有些人疲于奔命,被时间牵着鼻子走,有些人却能够游刃有余地处理各种问题,高效的完成任务呢?其中的秘诀就在于我们是否学会了管理时间,做到把握重点。
通过时间管理矩阵,可以有效地帮助我们把握住事情的重点,提高工作效率。在时间管理矩阵中,根据事情的紧迫性和重要性,日常事务可以分为四大类:第一类事务既紧迫又重要,需要立即处理,通常被称为危机或问题如某些危机,迫切问题或要在限定的时间内完成某项任务等,这类事务会消耗大部分的时间和精力。第二类事务包括建立人际关系、规划长期目标、防患于未然等,属于不紧迫却重要的事情,如果能够把时间和精力集中在这一事务上,能够极大的提高个人的处事能力。第三类事务虽然紧迫但不重要,如处理某些信件、报告、接待访客、参加公共活动等,过于偏重这一类事务,容易被琐事牵着鼻子走。第四类事务既不重要也不紧迫,一般是琐碎忙碌的工作,如打扫卫生、喝下午茶等,能消磨时间,可以稍微放松。
高效能人士一般不会在各种各样的问题上浪费时间和精力,他们的思维定式是预防型的,他们会把时间和精力集中到第二类事务上,做到防患于未然。要以第二类事务为生活中心,有效地管理生活,首先必须满足六个重要的管理标准,然后还要学会授权。下面我们来逐一了解一下。
六个重要的管理标准具体包括了和谐一致、平衡功能、围绕中心、以人为本、灵活变通、便于携带。和谐一致:即个人的理想和使命、角色与目标、工作重点与规划、欲望与自制之间,应和谐一致。有效的管理应平衡健康、家庭与个人发展等重要的人生层面。围绕中心:理想的管理方法应侧重于虽然不紧迫但却非常重要的事情上。以人为本:个人管理的重点在人,不在事,以原则为中心的人更重视人际关系的得失,有效的个人管理应以人为本。灵活变通:管理方法并非一成不变,应根据个人的作风与需要而调整。便于携带:管理工具必须便于携带,随时可供参考修正。
授权是高效能的秘诀之一,授权基本上可以分为指令型和责任型两种类型。指令型授权会就工作方法的每一步都进行详细的指导,这种授权风格的人关注的重点是方法,他们自己会为最后的结果负责。一般来说,事无巨细他们都会亲力亲为,既浪费了大量的时间和精力,也不利于他人的自由发展,容易扼杀他人的才华与独立意识。而责任型授权关注的重点是最终的结果,这种风格的人会给他人自由,允许别人选择做事的具体方法,并为最终的结果负责。责任型授权要求双方就预期成果,指导方针,可用资源,责任归咎以及明确奖惩这五个方面都达成清晰、坦诚的共识,并做出承诺。倾向于责任型授权的人,对他人有充分的信任和足够的耐心,可以释放他人的潜力,自由地成长,是双方能够用最少的时间达到最大的效能。